Szkoła językowa, z którą mamy przyjemność współpracować, stawała przed typowymi problemami wielu małych i średnich firm edukacyjnych: brak spójnego systemu, ręczne procesy, problemy z zarządzaniem danymi i trudności w obsłudze kursów online.

Jak to wyglądało wcześniej?

Dotychczasowe rozwiązanie z którego korzystał nasz Klient było ograniczone do wersji komputerowej, co oznaczało brak elastyczności i dostępności informacji poza biurem. Organizacja kursów stacjonarnych była możliwa, ale prowadzenie zajęć online stanowiło prawdziwe wyzwanie. Klient zmuszony był do korzystania z dodatkowych często płatnych programów obsługujących zajęcia online. Nie szukali systemu sami – trafili do nas z polecenia firmy z innej branży, która od lat korzysta z rozwiązań Firmotronu. To zaufanie jest bezcenne i dało nam solidną podstawę, żeby w pełni zrozumieć ich potrzeby i przygotować wdrożenie dopasowane do rzeczywistej pracy zespołu.

Step by step

Zdecydowaliśmy się na wdrożenie etapowe, dopasowane do działów firmy, aby zmiana była płynna i nie wprowadzała chaosu:

• CRM365 – dział sprzedaży:

Dzięki centralnej bazie klientów, automatyzacji procesów sprzedażowych i przypomnieniom o kontaktach, zespół sprzedaży mógł śledzić wszystkie leady w czasie rzeczywistym. Kontakt z Klientem stał się bardziej spersonalizowany.

• EventManager365 – dział realizacji zajęć:

Harmonogramowanie zajęć, zarówno stacjonarnych, jak i online, stało się intuicyjne i szybkie. System umożliwia łatwe zarządzanie rejestracją uczestników, eliminując ręczne notatki i zbędne maile.

• Umowy365 – dział administracji:

Proces tworzenia i archiwizacji umów został w pełni zautomatyzowany. System przypomina o terminach, pozwala szybko odnaleźć dokumenty i minimalizuje ryzyko błędów. Dodatkowo pilnuje rozliczeń z kursantami, które są możliwe do ustawienia w wielu opcjach w zależności od tego jak często Klient płaci (miesięczne/kwartalne/roczne).

• Faktura365 – dział finansów:

Wystawianie faktur stało się prostsze niż kiedykolwiek. Faktury cykliczne pozwoliły przyspieszyć proces rozliczeń i dały pełną kontrolę nad finansami. Dodatkowo uruchomiliśmy funkcjonalność tzw „płatności”. Teraz Klient nie musi klikać każdej faktury osobno i sprawdzać czy została opłacona przelewem – system robi to za niego.

Jak to wygląda teraz?

Wszystkie dane są scentralizowane, dzięki czemu odpowiednie działy mają do nich łatwy dostęp. Wprowadzona automatyzacja procesów oszczędza czas i redukuje błędy na przykład poprzez przypomnienia czy automatyczne generowanie dokumentów. System jest dostępny online, co pozwala korzystać z niego z każdego miejsca i urządzenia. Dodatkowo dedykowany zespół wsparcia technicznego zapewnia płynność pracy i pomoc w razie problemów.

Transformacja z systemu ograniczonego do wersji offline do kompleksowego rozwiązania Firmotron pozwoliła naszemu Klientowi działać bardziej efektywnie, elastycznie i nowocześnie. System napędza firmę zamiast być tylko dodatkiem – automatyzuje procesy, centralizuje wszystkie dane i otwiera możliwości rozwoju, które wcześniej blokowały brak integracji i ograniczone narzędzia.